Metadaten aus PDF und Word entfernen, bevor Sie Dateien senden

Bevor Sie einen Vertrag, einen Lebenslauf oder ein Angebot verschicken, lohnt sich ein Blick darauf, was mitgeht. Ein PDF oder eine Word-Datei speichert außerhalb der sichtbaren Seite den Namen der Person, die das Dokument erstellt hat, das verwendete Programm, Datumsangaben und manchmal Kommentare und gelöschte Passagen. Metadaten aus PDF und Word zu entfernen dauert nur wenige Minuten, wenn Sie wissen, wo jede Angabe steckt.

Welche Metadaten speichert ein PDF?

Ein PDF hat zwei Orte für Metadaten. Der ältere ist das Info-Dictionary, mit Feldern, die in der Norm ISO 32000 definiert sind:

Feld	Was es speichert
Title	Titel des Dokuments
Author	Name der Person, die das Dokument erstellt hat
Subject und Keywords	Thema und Schlüsselwörter
Creator	Programm, das das Originaldokument erstellt hat (zum Beispiel Word)
Producer	Programm, das das PDF erzeugt hat
CreationDate und ModDate	Datum und Uhrzeit der Erstellung und der letzten Änderung

Der zweite ist der XMP-Block, ein XML-Abschnitt, den es seit PDF 1.4 gibt und den die Norm selbst als bevorzugten Weg für Metadaten nennt. In PDF 2.0 gilt der Großteil der Felder des Info-Dictionary als veraltet, die Datumsangaben bleiben aber erhalten. In der Praxis enthalten viele PDFs beide Orte, mit denselben Daten doppelt. Deshalb ist es ein häufiger Fehler, den Autor an einer Stelle zu löschen und die andere zu vergessen.

Das Feld Author stammt oft aus dem Benutzernamen des Computers oder aus dem Office-Konto, ohne dass Sie etwas eingetippt haben. Datumsangaben können außerdem die Zeitzone des Ortes enthalten, an dem die Datei erstellt wurde.

Welche Metadaten speichert eine Word-Datei (DOCX)?

Ein DOCX ist ein ZIP-Archiv mit mehreren XML-Teilen. Zwei davon speichern die Eigenschaften:

• docProps/core.xml: Autor (creator), zuletzt gespeichert von (lastModifiedBy), Revisionsnummer, Daten der Erstellung, der Änderung und des letzten Drucks;
• docProps/app.xml: Firma (Company), Manager (Manager), verwendete Vorlage (Template), Programm und Version sowie die gesamte Bearbeitungszeit in Minuten (TotalTime).

Im Text stecken außerdem Daten, die auf der Seite nicht erscheinen:

• Kommentare, mit dem Namen der Person, die kommentiert hat;
• nachverfolgte Änderungen: Eine gelöschte Passage bleibt in der Datei, mit dem Namen der Person, die sie gelöscht hat, bis jemand die Änderung annimmt oder ablehnt;
• ausgeblendeter Text, der in der Datei existiert und nur in der Anzeige verschwindet;
• Kennungen der Bearbeitungssitzung (rsid), an denen sich erkennen lässt, ob zwei Dokumente aus demselben Original stammen;
• benutzerdefinierte XML-Daten, die im Dokument nicht zu sehen sind.

Haben diese Metadaten schon jemanden bloßgestellt?

Ja. 2003 veröffentlichte die britische Regierung ein Dossier über den Irak als Word-Datei. Der Forscher Richard M. Smith öffnete die Datei und fand ein Revisionsprotokoll mit den Benutzernamen von vier Mitarbeitern, die den Text bearbeitet hatten. Dieses Protokoll gehörte zum alten .doc-Format, aber auch DOCX speichert den Autor, die Person, die zuletzt gespeichert hat, und die Revisionsnummer.

2005 kam die Polizei in Kansas dem als BTK bekannten Mörder unter anderem über eine gelöschte Word-Datei auf einer Diskette auf die Spur: Die Metadaten verwiesen auf eine Kirche und auf den Namen „Dennis“. Und 2019 reichten die Anwälte von Paul Manafort bei Gericht ein PDF mit schwarzen Balken über dem Text ein. Es genügte, die Passage zu kopieren und einzufügen, um zu lesen, was darunter stand.

Wie entfernen Sie Metadaten in Word?

Unter Windows: Dokumentprüfung

1. Speichern Sie eine Kopie der Datei. Microsoft weist darauf hin, dass sich nicht immer wiederherstellen lässt, was die Dokumentprüfung entfernt.
2. Gehen Sie zu Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Dokument prüfen.
3. Wählen Sie die Kategorien aus und klicken Sie auf Prüfen.
4. Klicken Sie bei den Kategorien, die Sie bereinigen möchten, auf Alle entfernen, etwa bei Dokumenteigenschaften und persönlichen Informationen, bei Kommentaren und Überarbeitungen und bei benutzerdefinierten XML-Daten.

Die Dokumentprüfung findet nachverfolgte Änderungen, Kommentare, Freihandanmerkungen, Versionen und benutzerdefiniertes XML. Text, der auf andere Weise versteckt wurde, etwa weiße Schrift auf weißem Hintergrund, erkennt sie nicht. Für künftige Dateien gibt es in den Datenschutzoptionen von Office eine Einstellung, die persönliche Informationen beim Speichern aus den Dateieigenschaften entfernt.

Auf dem Mac

Microsoft schreibt, dass Word für Mac keine Dokumentprüfung hat. Der Weg ist manuell: Löschen Sie unter Datei > Eigenschaften die Angaben auf der Registerkarte Zusammenfassung und die Einträge auf der Registerkarte Benutzerdefiniert. Nehmen Sie danach auf der Registerkarte Überprüfen alle nachverfolgten Änderungen an oder lehnen Sie sie ab, und löschen Sie die Kommentare.

In LibreOffice

Aktivieren Sie unter Extras > Optionen > LibreOffice > Sicherheit > Optionen die Einstellung Persönliche Informationen beim Speichern entfernen. Laut der LibreOffice-Hilfe entfernt das Programm dann die Benutzerdaten aus den Eigenschaften, den Kommentaren und den nachverfolgten Änderungen: Die Autoren werden zu „Autor 1“, „Autor 2“, und die Zeitangaben werden zurückgesetzt.

Entfernt der Export von Word nach PDF die Metadaten?

Nicht vollständig. Beim Speichern als PDF bietet Word die Option Dokumenteigenschaften: Ist sie aktiviert, gehen die Eigenschaften ins PDF über. Wenn Sie unter Was veröffentlichen die Option Dokument mit Markups wählen, landen auch die nachverfolgten Änderungen im PDF.

Auch ohne diese Optionen erhält das erzeugte PDF eigene Metadaten: Producer, Creator, die Datumsangaben und, je nach Programm, den Autor. Ein Metadaten-Leitfaden des US-Bundesbezirksgerichts für den District of Maine erklärt, dass das Erzeugen des PDF in Acrobat den Revisionsverlauf von Word entfernt, die beschreibenden Metadaten der Datei aber behält, wenn sie nicht bereinigt werden. Der Export hilft, und das PDF muss trotzdem geprüft werden.

Wie entfernen Sie Metadaten aus einem PDF?

Drei Vorkehrungen lösen die meisten Fälle.

Eigenschaften und XMP leeren

In Acrobat öffnen Sie die Eigenschaften über das Menü Datei (Dialog Dokumenteigenschaften). Prüfen Sie nach dem Löschen der Felder, ob auch der XMP-Block leer ist. Acrobat Pro bietet im Schwärzungswerkzeug die Funktion Dokument bereinigen, die Metadaten, Anhänge, Skripte, versteckte Ebenen, Kommentare und Formulardaten auf einmal entfernt.

Eine neue Datei speichern

PDF erlaubt inkrementelle Aktualisierungen: Laut Norm werden Änderungen ans Ende der Datei angehängt, der ursprüngliche Inhalt bleibt unverändert, und gelöschte Objekte bleiben als gelöscht markiert in der Datei. Ein PDF, das mehrmals bearbeitet und gespeichert wurde, kann alte Versionen von Text und Metadaten enthalten. Das Speichern als neue Datei schreibt das PDF meist komplett neu, ohne diese Schichten, und der Viewer zeigt, ob etwas übrig geblieben ist.

Richtig schwärzen statt Balken zeichnen

Ein schwarzer Kasten, der über den Text gezeichnet wird, verbirgt die Passage auf dem Bildschirm, aber der Text bleibt in der Datei, wie im Fall Manafort. Das Schwärzungswerkzeug von Acrobat entfernt den Inhalt erst, wenn Sie die Schwärzung übernehmen. Adobe weist darauf hin, dass Kommentare, versteckte Ebenen und Revisionsverlauf Informationen preisgeben können, auch wenn der Text auf der Seite geschwärzt ist.

Wie prüfen Sie die Datei vor dem Versand?

Öffnen Sie das PDF im PDF-Metadaten-Viewer. Er zeigt das Info-Dictionary, den XMP-Block und Content-Credentials-Markierungen (C2PA), wenn vorhanden. Für DOCX nutzen Sie den Dokument-Metadaten-Viewer, der die Eigenschaften aus core.xml und app.xml liest. Beide lesen die Datei im Browser, ohne etwas hochzuladen, was bei vertraulichen Dokumenten wichtig ist. Der Artikel über Online-Metadaten-Entferner und lokale Verarbeitung erklärt, warum dieser Unterschied zählt.

Wenn die Datei noch Autor, Firma oder Revisionen enthält, entfernt MetaRemove nach der Registrierung Autor, Revisionsverlauf, versteckte Eigenschaften und Content Credentials aus PDF und DOCX. Prüfen Sie die bereinigte Kopie vor dem Versand im selben Viewer.

Das Dokument per WhatsApp oder Telegram zu verschicken hilft nicht: Dokumente gehen ohne Komprimierung hinaus und kommen so an, wie sie gesendet wurden, wie wir im Artikel darüber zeigen, welche Apps Metadaten entfernen. Und wenn das PDF aus einem KI-Tool stammt, lesen Sie, was C2PA ist: der Herkunftsnachweis, den manche Generatoren an die Datei anhängen.