Cómo eliminar los metadatos de PDF y Word antes de enviarlos

Antes de enviar un contrato, un currículum o una propuesta, conviene saber qué va con ellos. Un PDF o un archivo de Word guarda, fuera de la página, el nombre de quien creó el documento, el programa usado, las fechas y, a veces, comentarios y fragmentos eliminados. Eliminar los metadatos de PDF y Word lleva pocos minutos cuando sabes dónde está cada dato.

¿Qué metadatos guarda un PDF?

El PDF tiene dos lugares para los metadatos. El más antiguo es el diccionario Info, con campos definidos en la norma ISO 32000:

Campo	Qué guarda
Title	Título del documento
Author	Nombre de quien creó el documento
Subject y Keywords	Asunto y palabras clave
Creator	Programa que creó el documento original (por ejemplo, Word)
Producer	Programa que generó el PDF
CreationDate y ModDate	Fecha y hora de creación y de la última modificación

El segundo es el bloque XMP, un fragmento en XML que existe desde PDF 1.4 y que la propia norma señala como la forma preferida de guardar metadatos. En PDF 2.0, la mayoría de los campos del diccionario Info pasaron a ser obsoletos, pero las fechas se mantienen. En la práctica, muchos PDF llevan los dos, con los mismos datos repetidos. Por eso, borrar el autor en un lugar y olvidarse del otro es un error común.

El campo Author suele venir del nombre de usuario del equipo o de la cuenta de Office, sin que hayas escrito nada. Las fechas también pueden llevar la zona horaria del lugar donde se hizo el archivo.

¿Qué metadatos guarda un archivo de Word (DOCX)?

Un DOCX es un archivo ZIP con varias partes en XML. Dos de ellas guardan las propiedades:

• docProps/core.xml: autor (creator), quién guardó por última vez (lastModifiedBy), número de revisión, fechas de creación, de modificación y de la última impresión;
• docProps/app.xml: empresa (Company), administrador (Manager), plantilla usada (Template), programa y versión, y el tiempo total de edición, en minutos (TotalTime).

Dentro del texto también quedan datos que no aparecen en la página:

• comentarios, con el nombre de quien comentó;
• control de cambios: un fragmento eliminado sigue en el archivo, con el nombre de quien lo eliminó, hasta que alguien acepte o rechace el cambio;
• texto oculto, que existe en el archivo y solo desaparece en la vista;
• identificadores de sesión de edición (rsid), que permiten ver si dos documentos salieron del mismo original;
• datos XML personalizados, que no aparecen en el documento.

¿Estos metadatos ya han expuesto a alguien?

Sí. En 2003, el Gobierno británico publicó en Word un dosier sobre Irak. El investigador Richard M. Smith abrió el archivo y encontró un registro de revisiones con los nombres de usuario de cuatro funcionarios que habían editado el texto. Ese registro era del antiguo formato .doc, pero el DOCX también guarda el autor, quién guardó por última vez y el número de revisión.

En 2005, la policía de Kansas llegó al asesino conocido como BTK en parte gracias a un archivo de Word borrado en un disquete: los metadatos apuntaban a una iglesia y al nombre Dennis. Y en 2019, los abogados de Paul Manafort entregaron a la justicia un PDF con recuadros negros sobre el texto. Bastaba con copiar y pegar el fragmento para leer lo que había debajo.

¿Cómo eliminar los metadatos en Word?

En Windows: Inspeccionar documento

1. Guarda una copia del archivo. Microsoft advierte que no siempre se puede recuperar lo que quita el inspector.
2. Ve a Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento.
3. Marca las categorías y haz clic en Inspeccionar.
4. Haz clic en Quitar todo en las categorías que quieras limpiar, como las propiedades del documento y la información personal, los comentarios y revisiones, y los datos XML personalizados.

El inspector encuentra el control de cambios, los comentarios, las anotaciones con lápiz, las versiones y el XML personalizado. No detecta el texto ocultado por otros métodos, como letra blanca sobre fondo blanco. Para los próximos archivos, las opciones de privacidad de Office incluyen una que quita la información personal de las propiedades del archivo al guardar.

En Mac

Microsoft dice que Word para Mac no tiene inspector de documento. El camino es manual: en Archivo > Propiedades, borra los datos de la pestaña Resumen y las entradas de la pestaña Personalizado. Después, en la pestaña Revisar, acepta o rechaza todos los cambios y elimina los comentarios.

En LibreOffice

En Herramientas > Opciones > LibreOffice > Seguridad > Opciones, activa Eliminar información personal al guardar. Según la ayuda de LibreOffice, el programa quita los datos de usuario de las propiedades, de los comentarios y del control de cambios: los autores pasan a ser Autor1, Autor2, y las horas se restablecen a un valor fijo.

¿Exportar Word a PDF elimina los metadatos?

No del todo. Al guardar como PDF, Word tiene la opción Propiedades del documento: si está marcada, lleva las propiedades al PDF. Si eliges publicar el Documento con marcas, el control de cambios también pasa al PDF.

Incluso sin esas opciones, el PDF generado recibe metadatos propios: el Producer, el Creator, las fechas y, según el programa, el autor. Una guía de metadatos del Tribunal Federal del Distrito de Maine, en Estados Unidos, explica que generar el PDF en Acrobat quita el historial de revisiones de Word, pero conserva los metadatos de descripción del archivo si no se limpian. Exportar ayuda, y aun así hay que revisar el PDF.

¿Cómo eliminar los metadatos de un PDF?

Tres precauciones resuelven la mayoría de los casos.

Limpia las propiedades y el XMP

En Acrobat, las propiedades están en Archivo > Propiedades. Después de borrar los campos, comprueba que el bloque XMP también quedó limpio. Acrobat Pro tiene una función para sanear el documento (Sanitize document en la interfaz en inglés), dentro de la herramienta de censura (Redact), que quita de una vez metadatos, adjuntos, scripts, capas ocultas, comentarios y datos de formularios.

Guarda un archivo nuevo

El PDF admite actualizaciones incrementales: la norma dice que los cambios se añaden al final del archivo, dejando intacto el contenido original, y que los objetos eliminados se quedan en el archivo marcados como eliminados. Un PDF editado y guardado varias veces puede conservar versiones antiguas del texto y de los metadatos. Guardar como un archivo nuevo suele reescribir el PDF entero, sin esas capas, y el visor muestra si algo quedó.

Aplica una censura real en lugar de un recuadro negro

Un recuadro negro dibujado encima del texto oculta el fragmento en la pantalla, pero el texto sigue en el archivo, como en el caso Manafort. La herramienta de censura de Acrobat solo quita el contenido después de que aplicas la censura. Adobe recuerda que los comentarios, las capas ocultas y el historial de revisiones pueden filtrar información aunque el texto de la página esté tachado.

¿Cómo comprobar el archivo antes de enviarlo?

Abre el PDF en el visor de metadatos de PDF. Muestra el diccionario Info, el bloque XMP y los marcadores de Content Credentials (C2PA) cuando existen. Para el DOCX, usa el visor de metadatos de documentos, que lee las propiedades de core.xml y app.xml. Los dos leen el archivo en el navegador, sin enviar nada, lo que importa cuando el documento es confidencial. El artículo sobre herramientas online y locales para eliminar metadatos explica por qué cuenta esa diferencia.

Si el archivo todavía tiene autor, empresa o revisiones, MetaRemove quita el autor, el historial de revisiones, las propiedades ocultas y las Content Credentials de PDF y DOCX después de registrarte. Comprueba la copia limpia en el mismo visor antes de enviarla.

Enviar el documento por WhatsApp o Telegram no ayuda: los documentos van sin compresión y llegan tal como salieron, como mostramos en qué apps eliminan los metadatos. Y si el PDF salió de una herramienta de IA, mira qué es C2PA, el registro de origen que algunos generadores añaden al archivo.